Informationen om vilka förmåner en privatperson får är känsliga och sekretessbelagda uppgifter, som FPA inte kan lämna ut utan att det finns grund för det. Det är FPA:s skyldighet att se till att uppgifterna hanteras på ett säkert sätt och att garantera dataskyddet för klienterna. Vikten av informationssäkerhet och klienternas dataskydd har ytterligare betonats till följd av händelser under senare år, till exempel dataintrånget vid Vastaamo. Klienternas medvetenhet om och insikt i det egna dataskyddet har också förbättrats.
Under de senaste åren har FPA satsat på att utbilda sina anställda i dataskyddsärenden. Kundservicespecialisternas kompetens har ökat och verksamhetsmodellerna har finslipats. I praktiken kan det här ha tett sig som striktare rutiner gentemot våra partner som är i behov av information.
Vi frågade vår jurist Saara Palomäki hur en yrkesperson bör gå till väga om han eller hon i sitt arbete behöver information om vilka förmåner en klient får?
Vem kan få uppgifter om en klients förmåner från FPA och hur?
Principen är att uppgifter som gäller en klient bara lämnas ut till klienten själv och till en annan person endast med klientens samtycke eller baserat på en lagstadgad skyldighet. Som yrkesperson kan man alltså få uppgifter om klienten ger FPA sitt samtycke till detta eller om yrkespersonen har en lagstadgad rätt att få uppgifter.
Det är FPA:s skyldighet att se till att uppgifterna hanteras på ett säkert sätt och att garantera dataskyddet för klienterna.
Uppgifter som gäller FPA-förmåner kan kontrolleras elektroniskt eller per telefon. Om yrkespersonen har den Suomi.fi-fullmakt som krävs kan uppgifterna kontrolleras via FPA:s förmånsdatatjänst Kelmu. Fullmakten får man via den egna organisationens fullmaktsgivare. En yrkesperson kan också ringa FPA:s myndighetslinje och begära att få uppgifterna per telefon.
En del av uppgifterna kan ses i det inkomstregister som Skatteförvaltningen administrerar, men uppgifterna där registreras med fördröjning.
Vad grundar sig rätten att få information på, dvs. på vilka grunder kan FPA lämna ut uppgifter? Vem har rätt att på arbetets vägnar få sin klients förmånsuppgifter från FPA?
Behandlingen av personuppgifter regleras i EU:s dataskyddsförordning och i dataskyddslagen. Om rätten att få sekretessbelagd information föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och i speciallagstiftning. Rätten att få information har definierats separat i respektive speciallag, såsom i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården eller i lagen om främjande av integration.
I varje lag fastställs det på vilka grunder rätten att få information bedöms, och rätten kan beroende på situationen vara olika.
Om rätten grundar sig på till exempel lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården, kan en yrkesperson motivera sitt behov av att få uppgifterna med att han eller hon har ställningen av socialvårdsmyndighet och måste få tillgång till uppgifterna för att kunna sköta sin uppgift. Den som frågar behöver inte nödvändigtvis ha status av myndighet, men han eller hon måste ha befogenhet att bestämma hur man går vidare med klientens ärende.
Enligt lagen kan man få uppgifter från FPA om en socialvårdsmyndighet sköter sin lagstadgade uppgift och om uppgifterna om FPA:s förmåner i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården och är nödvändiga för att utreda klientens behov av socialvård, ordna socialvård och för att genomföra därtill anknutna åtgärder. Man kan också få uppgifter om de är nödvändiga för att man ska kunna kontrollera uppgifter som lämnats till en person som sköter en sådan lagstadgad uppgift.
Rätten att få uppgifter kan också variera beroende på i vilket skede behandlingen av ärendet är. Exempelvis är rätten för en serviceproducent inom rehabiliteringen olika beroende på om klienten har fått sitt beslut eller inte. Om ansökan ännu inte behandlas har serviceproducenten ingen rätt att få uppgifter. Om rehabilitering har beviljats har serviceproducenten rätt att få uppgifter.
För en anställd inom integrationstjänsterna i kommunerna, grundar sig rätten att få uppgifter på lagen om främjande av integration. I den har rätten att få uppgifter inte definierats noggrant. FPA tolkar rätten att få uppgifter så, att kommunen har rätt att av FPA för bl.a. uppföljning och översyn av en integrationsplan få nödvändiga uppgifter om den arbetslöshetsförmån eller det utkomststöd som betalas under tiden för integrationsplanen.
Vilka uppgifter avses med uttrycket ”nödvändiga uppgifter” enligt lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården?
Med det här avses sådana uppgifter som är nödvändiga för att yrkesutbildade personer inom socialservicen ska kunna sköta sina arbetsuppgifter. Generellt innebär det här att man inte kan driva klientens ärende om man inte har tillgång till dessa uppgifter. Lagen ger alltså inte automatiskt rätt att få alla uppgifter, utan bara de uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna sköta sin uppgift.
Lagen ger inte automatiskt rätt att få alla uppgifter, utan bara de uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna sköta sin uppgift.
Den grundläggande principen är att FPA:s förmånsuppgifter är sekretessbelagda och inte kan utlämnas till någon annan än klienten själv och till en annan person endast med klientens samtycke eller baserat på en lagstadgad skyldighet. När en yrkesperson ringer till FPA vet han eller hon ofta inte själv vilken grund han eller hon har för att få uppgifterna. Bara en tjänstebeteckning är inte tillräckligt.
Vad bör man som yrkesperson känna till om man ringer FPA:s telefontjänst och ber om uppgifter?
Om en yrkesperson ringer till FPA:s myndighetslinje och begär att få sin klients förmånsuppgifter kontrollerar FPA först yrkespersonens identitet, dvs. att den person som begär uppgifterna är den som han eller hon utger sig för att vara.
Kundservicespecialisten frågar också på vilken grund uppgifterna begärs ut, dvs. vad rätten baserar sig på. Här är det bra om yrkespersonen själv kan motivera sitt behov och uppge vilken lagparagraf som ligger till grund för rätten att få uppgifter. Han eller hon kan också beskriva sin arbetsuppgift och hur uppgifterna ska användas, varvid den sakkunniga vid FPA kan bedöma rätten att få uppgifterna.
Om det inte finns någon lagstadgad rätt frågar kundservicespecialisten om klienten finns med på plats eller om han eller hon har gett sitt samtycke till FPA. Om klienten är närvarande i situationen kan han eller hon ge sitt samtycke per telefon. Om klienten redan har avlägsnat sig måste han eller hon först ge sitt samtycke till FPA innan yrkespersonen kan få uppgifterna.
Varför kan det ibland gå så att FPA inte kan lämna ut uppgifterna?
Om den som ringer bara uppger sin tjänstebeteckning löser det ingenting. Exempelvis kan en socialhandledare ha tillräckliga befogenheter om han eller hon arbetar inom socialvården och de övriga förutsättningarna för att få uppgifter uppfylls.
Det är inte heller tillräckligt att klienten tidigare muntligt har gett yrkespersonen tillstånd att få uppgifterna. Klienten måste nämligen ge sitt samtycke till FPA, som är den instans som lämnar ut uppgifterna. Om klienten är närvarande i situationen kan han eller hon ge sitt samtycke muntligt per telefon.
Vad kan yrkespersonen själv göra för att få de uppgifter han eller hon behöver om det inte finns någon lagstadgad grund för rätten att få dem?
I den här situationen borde yrkespersonen se till att klienten själv ger sitt samtycke till FPA. Om klienten är närvarande i situationen kan han eller hon ge sitt samtycke muntligt per telefon. Samtycke kan också ges skriftligt till FPA. Samtycket kan vara fritt formulerat eller ges med hjälp av en blankett. Klienten själv kan till exempel själv lämna det i MittFPA eller yrkespersonen kan posta det till FPA på klientens vägnar.
Klientens samtycke måste följa ett visst format för att vara giltigt. Läs mer om förutsättningarna för ett samtycke på dataombudsmannens byrås webbplats. Exempelvis om avsikten med hanteringen av personuppgifter ändrar måste man be om nytt samtycke.
Vilka utmaningar finns förknippade med utlämnandet av uppgifterna? Vad gör FPA för att lösa det här?
En stor utmaning är att lagstiftningen som gäller utlämnandet av uppgifter är splittrad, eftersom frågan regleras på olika sätt i respektive speciallag. Lagstiftningen bör vara sådan att den gynnar klienternas ärenden och underlättar ett smidigt samarbete mellan partnerna.
Eftersom FPA har ett nära samarbete med olika samarbetspartner är det viktigt att dessa aktörer tillsammans diskuterar behoven av lagändringar och hur lagen ska tillämpas och tolkas. På så sätt kunde man proaktivt förvissa sig om att man är eniga i sin syn på saken och att det praktiska arbetet löper.
Välfärdsområdenas och kommunernas fullmaktsgivare har ett stort ansvar för att säkerställa rättigheterna att få uppgifter
Välfärdsområdena och kommunerna ska ge sina anställda tillräckliga och behövliga Suomi.fi-fullmakter. Det är fullmaktsgivarens ansvar att reda ut vem som kan ges ärendefullmakter och vem som inte kan ges sådana.
Ärendefullmakter som behövs i FPA:s förmånsdatatjänst (Kelmu) får inte ges till sådana yrkespersoner som inte har rätt att komma åt sekretessbelagda uppgifter. Det är organisationens fullmaktsgivare som ansvarar för att se till att rätten att få uppgifter via Kelmu följer lagstiftningen. Fullmaktsgivaren ska även annullera fullmakten till exempel om arbetstagaren slutar.